We zijn het allemaal met elkaar eens: we vinden het ontzettend belangrijk dat er zo min mogelijk bedrijfsongevallen gebeuren en dat er zo min mogelijk doden vallen. Het liefst geen natuurlijk. Daarvoor zorgen is onze morele plicht als mens, maar ook je wettelijke plicht als gebouwbeheerder. Helaas is de praktijk weerbarstig. Want wist je dat er desondanks in Nederland in 2023 2.919 slachtoffers betrokken waren bij een gemeld arbeidsongeval? En dat er 72 dodelijke slachtoffers vielen? (Jaarverslag 2023 Nederlandse arbeidsinspectie)
Direct naar: het belang – over de inspecties – de straffen – compliance – diensten Melford.
Het belang van compliance
Er zijn nog meer belangrijke redenen om ervoor te zorgen dat je compliant bent. Door wet- en regelgeving goed te volgen en in te kaderen in je bedrijfsvoering voorkom je aansprakelijkheid op basis van het verzekeringsrecht. Je zorgt er ook voor dat je bedrijfsvoering niet in het geding komt, want wat doet het met je productie als er een brand is geweest in je fabriek? En met je reputatie als er een arbeidsongeval is geweest dat voorkomen had kunnen worden? Het is niet dat we niet allemaal compliant willen zijn. Het is gewoon allemaal enorm complex: er zijn zóveel wetten en regels die van toepassing zijn als je gebouwen beheert.
Wetten en regels die ook nog eens regelmatig veranderen. En compliancy is echt wel belangrijk, maar vaak niet urgent. Want je bent bezig met jouw core business, jouw bedrijfsvoering. En hoeveel korte termijn brandjes moet je daar wel niet blussen? Veel! Maar, de vraag is dan of je wel met de juiste dingen bezig bent.
Over de inspecties
Waarom zijn er eigenlijk inspecties? Goeie vraag! Daar kunnen we kort over zijn: inspecties controleren om ervoor te zorgen dat bedrijven zich aan de wet- en regelgeving houden.
De inspecteurs van de verschillende omgevingsdiensten (28 in totaal) controleren bedrijven op naleving van wettelijke milieu-, bouw- en brandveiligheidsregels. Dat doen zij periodiek (een keer per zoveel maanden of jaar) of themagericht (denk aan brandveiligheid, opslag gevaarlijke stoffen, bodemverontreiniging, energie). Hoe vaak ze langskomen, en of ze dat bezoek aankondigen, hangt af van de risico’s van het bedrijf en naleving van wet- en regelgeving binnen het bedrijf of de branche. Ze komen ook in actie bij klachten of meldingen uit de omgeving, bijvoorbeeld van omwonenden of buurbedrijven. Je leest nu in het nieuws dat ook de omgevingsdiensten problemen hebben om aan voldoende personeel te komen dat controles uit kan oefenen, maar dat wil niet zeggen dat ze niet bij jouw bedrijf langs gaan komen!
Let op: in de wet is geregeld dat een toezichthouder van de omgevingsdienst altijd naar binnen mag bij een bedrijf en ook alle ruimtes in mag. Uiteraard houdt een toezichthouder zich aan de veiligheidsregels die in het bedrijf gelden. Elk bedrijf wordt op een andere manier gecontroleerd, afhankelijk van de wet- en regelgeving die van toepassing is. De inspecteur maakt een ronde door het bedrijf en controleert of de regels worden nageleefd. Soms vragen ze bepaalde documenten op zoals certificaten of onderhoudscontracten.
De straffen
De omgevingsdienst in jouw regio controleert of bedrijven zich daar houden aan de milieu- en veiligheidsregels. Dat doen ze in opdracht van de gemeenten en provincies in die regio. Als een bedrijf de regels overtreedt, dan treedt de dienst handhavend op. Dat kan bijvoorbeeld door het bedrijf een last onder dwangsom of bestuursdwang op te leggen. Er zijn sinds 1 januari 2024 nieuwe landelijke afspraken gemaakt (LHSO) die ervoor zorgen dat handhavende organisaties zo uniform mogelijk handelen. Omdat overtredingen in ernst verschillen, verschilt de mate en de vorm van handhaving. Je kunt het volledige overzicht vinden in de Leidraad Dwangsombedragen. Om een idee te krijgen van welke bestuurlijke sancties feitelijk worden opgelegd, vind je hier het handhavingsoverzicht van milieudienst Rijnmond.
Het niet (laten) uitvoeren van het verplichte onderzoek naar energiebesparing kan je 3x een dwangsom ter hoogte van 10% van je energierekening opleveren. (Leidraad handhavingsacties, 2019)
Hoe zorg ik voor compliance?
Als gebouwbeheerder moet je de tools en kennis in huis hebben waarmee je ervoor kunt zorgen dat de installaties en gebouwen continu voldoen aan de laatste wettelijke normen. Dat doe je zo: zorg dat je alle assets, waar de zorgplicht op van toepassing is, en de wettelijke verplichtingen die daarbij komen kijken in beeld hebt. Onderzoek daarna of je aan al die verplichtingen voldoet en of er nog andere verbetermogelijkheden zijn. Zo ja: stel dan een verbeterplan op en voer dat uit. Zorg er tenslotte voor dat je systemen zo zijn ingericht dat je in de toekomst ook compliant blijft. Zo voldoe je en blijf je voldoen aan je zorgplicht!
Jouw zorgplicht, onze zorg!
Melford kan je helpen bij het inventariseren van alle assets en het opstellen van een GAP-analyse zodat je inzichtelijk maakt waar je allemaal aan moet voldoen (Compliance Scan). Daarnaast kan Melford ook het volledige compliance beheer uit handen nemen (Compliance beheer). Daarnaast brengen we elk jaar een zakboek uit met alle wet- en regelgeving voor bestaande gebouwen en gebouw gebonden installaties (Zakboek).
